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Economia e lavoro | 22 maggio 2019, 06:18

Cosa comporta gestire una flotta di veicoli

Alcune tipologie di aziende fanno dell’utilizzo di un parco autoveicoli lo strumento di punta. Lo scopo della gestione di una flotta di veicoli è quindi ovviamente migliorare l’efficienza e la produttività dell’azienda stessa.

Cosa comporta gestire una flotta di veicoli

Alcune tipologie di aziende fanno dell’utilizzo di un parco autoveicoli lo strumento di punta. Lo scopo della gestione di una flotta di veicoli è quindi ovviamente migliorare l’efficienza e la produttività dell’azienda stessa. I costi relativi ai mezzi di trasporto possono essere una componente importante dei costi aziendali, ai quali va riservata quindi la dovuta attenzione.  Dunque come gestire una flotta di veicoli? Partiamo col dire che la gestione di una flotta di veicoli comprende diversi tipi di attività.

Tra le attività di natura finanziaria rientrano pratiche come l’acquisto, il noleggio e la stipula di assicurazioni; selezionando opportune combinazioni di tipi di contratto di fornitura e selezionando specifici fornitori si potrà aumentare la generale efficienza della flotta veicoli. Bisogna inoltre affrontare anche attività  di natura logistica come la collocazione, il trasporto e l’autorizzazione dei conducenti, attività di mantenimento dei mezzi come revisioni, sostituzione di parti non più efficienti, messa in sicurezza del veicolo e attività di pianificazione missioni come consegna e interventi; si può ottenere una maggiore efficienza in questi campi limitando per esempio i tempi di fermo macchina mediante programmazione, anticipando le attività di manutenzione e monitorando le spese collegate alla gestione veicoli.  Infine fondamentale è l’attività di gestione corrente in cui rientrano telepass, bollo, multe, sinistri e tessere carburanti.

Attraverso le tessere carburanti nello specifico si ha la possibilità di visionare facilmente i km effettuati e la quantità di carburante necessario per il veicolo; in questo modo risulta anche più facile per il datore provvedere a scaricare l’IVA dai rifornimenti. Ricevendo tutte le fatture elettroniche di ogni rifornimento effettuato sul veicolo e dimostrando il pagamento attraverso mezzo tracciabile è possibile contabilizzare le spese di carburante, fattura per fattura o in un’unica operazione, consentendo in questo modo la deducibilità del costo e la detraibilità dell’IVA. La carta carburante è infine d’aiuto anche nella contabilizzazione delle spese in quanto in essa appare il riepilogo dei rifornimenti nella fattura cumulativa mensile.

Inoltre la corretta gestione del veicolo passa anche per il corretto utilizzo dello stesso in caso di trasferte, periodo in cui il veicolo e le spese del veicolo risultano a carico del lavoratore che può comunque richiedere i cosiddetti rimborsi per trasferte, che comprendono oltre le spese di viaggio e trasporto anche le spese di vitto e alloggio. Per gestire e organizzare la contabilità dei costi di trasferta, si fa spesso uso di appositi conti di mastro in cui le indennità di trasferta dovranno essere registrate specificando le differenti quote (cioè la quota di indennità lorda e gli oneri sociali a carico dell’azienda).

Alcune attività di monitoraggio delle flotte di veicoli possono richiedere molto tempo da un punto di vista gestionale, basti pensare alle scartoffie dei report, delle multe, dei contratti e all’integrazione dei dati dei fornitori. Questa è la ragione principale per cui molte aziende decidono spesso di collaborare con un partner che supporti l’azienda in attività lunghe e, molto spesso, tediose. In tal modo l’azienda potrà dedicare più tempo ad altre tipologie di attività volte ad ottimizzare i costi e i dati della flotta giungendo ad una finale ottimizzazione fiscale e dell’azienda tutta. La collaborazione spesso si realizza non solo con un partner esterno ma anche attraverso software modulari e personalizzabili che si esplicano come un sistema informativo per la gestione delle flotte auto capace di adattarsi alle differenti realtà aziendali. I software di gestione della flotta veicoli forniscono una serie di strumenti per supportare il management della gestione della flotta.

Nuovi vantaggi vengono anche dai nuovi metodi di geolocalizzazione che permettono di seguire la flotta di veicoli in ogni momento migliorandone la gestione da molteplici punti di vita. In tempo reale si può geolocalizzare il mezzo, prevedere e gestire le spese di mobilità, garantire puntualità e informazioni relative all’avanzamento del servizio, registrare il chilometraggio in maniera semplice e lineare e infine, non meno importante, assicurare la massima sicurezza per i conducenti dei veicoli. La sicurezza passa anche attraverso la possibilità di tenere sotto controllo il veicolo per mezzo di antifurto satellitare, il quale come suggerisce il nome si avvale della tecnologia di localizzazione satellitare attraverso la quale è possibile identificare il veicolo e ostacolarne il furto in prima battuta o quantomeno ritrovarlo facilmente.

 

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